Visszaélés-bejelentés

Az Astotec Automotive Hungary Bt. (a továbbiakban: „Társaság”) elkötelezett a tisztességes és átlátható üzleti működés mellett. Jelen szabályzat célja, hogy meghatározza a belső visszaélések bejelentési rendszerének és kivizsgálási folyamatának keretét, amely elősegíti a vállalati kultúra erősítését és a Társaság jó hírnevének megőrzését.

Ennek fenntartása érdekében, illetve a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény szerinti rendelkezésekre figyelemmel, a Társaság visszaélés-bejelentési rendszer használatának és működésének feltételeiről az alábbi szabályzatot készítette.

A belső visszaélés-bejelentési rendszert egy erre a célra kijelölt, pártatlan személy vagy szervezeti egység működteti. A rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet többek között:

– a foglalkoztató által foglalkoztatott,
– az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt,
– a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött,
– az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
– a tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
– a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
– a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes.

A bejelentés írásban tehető meg, a kijelölt, kamerarendszer üzemeltetésétől mentes helyiségben erre rendszeresített postaládába helyezéssel, amely minden keddi és csütörtöki napon kiürítésre kerül az elbírálásra jogosult személy által. A bejelentésben személyes adatként szükséges feltüntetni a bejelentő nevét, valamint címét vagy email címét és esetlegesen a telefonszámát. A bejelentések elbírálására a Managing Director Central Functions pozíciót betöltő személy (a továbbiakban: rendszer 3 működtetője) jogosult, az ő személyét érintő bejelentésekről pedig a HR osztály által kijelölt személy jogosult dönteni az ügy elfogulatlan megítélése érdekében.

A rendszer működtetője a megtett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított 7 napon belül visszaigazolást küld a bejelentő számára. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani a törvénynek megfelelő eljárási és adatkezelési szabályokról. A rendszer működtetője a bejelentésben foglaltakat a lehető legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított 30 napon belül kivizsgálja. Ezt a határidőt különösen indokolt esetben meg lehet hosszabbítani, de ez esetben sem haladhatja meg a 3 hónapot. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól tájékoztatni kell. A kivizsgálás során a rendszer működtetője kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.

A kivizsgálás során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a visszaélések orvoslására. Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről. A rendszer működtetője köteles a kivizsgálás eredményéről, illetve a megtett intézkedésekről a bejelentőt a kivizsgálás befejezésétől, illetve az intézkedések foganatosításától számított 5 napon belül tájékoztatni.

A bejelentés kivizsgálása mellőzhető a következő esetekben:

– ha azonosíthatatlan a bejelentő,
– ha a bejelentést nem az erre jogosult személy tette meg,
– ha a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
– ha a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a kivizsgálásból eredő korlátozásával nem állna arányban.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között

– a bejelentőnek,
– annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
– annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet,

a személyes adatai kizárólag a kivizsgálás és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.

Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az őt megillető tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő számára.

A rendszert úgy kell kialakítani, hogy a bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy annak eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és az érintett személyre vonatkozó információkat a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. Biztosítani kell, hogy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá.

Minden a bejelentő számára hátrányos intézkedés, amelyre a bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.

Ilyennek minősül különösen például:

– a felfüggesztés, a csoportos létszámcsökkentés, a felmondás vagy ezekkel egyenértékű intézkedések,
– a lefokozás vagy az előléptetés megtagadása,
– a munkaköri feladatok átruházása, a munkavégzés helyének megváltoztatása, a bércsökkentés, a munkaidő megváltoztatása,
– a negatív teljesítményértékelés vagy munkareferencia,
– a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyára vonatkozó törvény szerinti bármely hátrányos jogkövetkezmény – így különösen fegyelmi intézkedés, megrovás, pénzügyi szankció – alkalmazása,
– a hátrányos megkülönböztetés, hátrányos vagy tisztességtelen bánásmód.

A hátrányos intézkedéssel összefüggő hatósági vagy bírósági eljárás során vélelmezni kell, hogy a hátrányos intézkedésre a bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor, és a hátrányos intézkedést hozó személyt terheli annak bizonyítása, hogy az intézkedés megtételére alapos indokkal és nem a bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor. A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentőt nem terheli felelősség az információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha azok megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el. A bejelentő a bejelentés jogszerű megtételéért nem vonható felelősségre, ha alapos
okkal feltételezte, hogy a bejelentés szükséges volt a körülmények feltárásához.

A bejelentés megtétele jogszerű:

– ha a bejelentő a bejelentését a visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül, a törvényben meghatározott szabályok szerint tette meg,
– a bejelentő a bejelentett információt a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben szerezte, és
– alapos okkal vélelmezte, hogy a bejelentett információ a bejelentés időpontjában valós volt.

Jelen szabályzat 2023. augusztus 1. napjától visszavonásig hatályos.